CBS e IBS na nota: o que muda na sua loja

Este guia é para quem vende com nota fiscal e ouviu falar na reforma tributária. Você vai entender o que muda na nota, quando isso passa a valer e o que arrumar primeiro no seu sistema. A Nota Técnica RFB/CGIBS 2025.002 marca o prazo: no começo de agosto de 2026 acaba a folga para notas sem os novos campos. Quem emite em escala precisa testar o sistema fiscal antes do prazo, porque o erro agora trava a venda, não só a contabilidade.

O cenário deste guia é uma sapataria que vende na loja física e no site. Por décadas, o imposto foi conta de retaguarda: a loja vendia, anotava, e uma vez por mês o contador apurava ICMS, ISS, PIS e Cofins sobre tudo junto. O tributo era uma consequência da venda, calculada depois, longe do balcão. A reforma inverte essa ordem. Com CBS e IBS destacados na nota, a porcentagem de imposto (a alíquota) e a classificação de cada produto precisam sair certas na hora da venda. O imposto sobe de posição: saiu do livro contábil e entrou na ficha do produto.

Quem cuida do catálogo já lida com isso sem perceber. Preço é uma informação do produto. Prazo de entrega também. A reforma soma mais uma informação: o tratamento tributário. Essa é mais complicada que as outras, porque não depende só do produto. Depende do produto e do estado para onde a mercadoria vai. Depende também do enquadramento de quem vende e do tipo de venda. A partir de 2027, depende ainda de quem recolhe o imposto no meio do caminho.

Por que o imposto virou parte da ficha do produto?

A nota fiscal eletrônica passou a carregar os dois impostos novos, item por item. O cálculo acontece na hora da venda, não mais só no fechamento do mês.

A mudança nasceu de uma emenda à Constituição aprovada em 2023, a partir de duas propostas do Congresso (PEC 45/2019 e PEC 110/2019). A Lei Complementar 214/2025 detalhou essa mudança, e os textos estão nos portais da Câmara e do Senado. A reforma cria dois impostos novos sobre o que se vende. O CBS é federal. O IBS é dividido entre estados e municípios. Juntos, eles substituem cinco impostos antigos: PIS, Cofins, IPI, ICMS e ISS.

Duas datas encadeadas marcam a virada. Pela Nota Técnica RFB/CGIBS 2025.002, em 1º de agosto de 2026 acaba o perdão de multa por notas sem CBS e IBS. A partir de 3 de agosto, a nota do regime normal sem esses campos é recusada na hora de emitir. Antes disso, em janeiro de 2026 São Paulo e Ceará já começaram a desligar o sistema antigo do caixa, chamado SAT. Eles migraram para a nota de consumidor emitida online. Ou seja, para o varejo físico desses estados, a dependência de emitir nota pela internet chega antes até dos novos campos do imposto.

Isso importa além da contabilidade porque uma porcentagem de imposto errada na nota vira um documento recusado pela Sefaz, um pedido parado, um cliente esperando. No modelo antigo, o erro de cálculo aparecia semanas depois, na conferência. No modelo novo, ele aparece na hora, na frente do cliente. O imposto virou uma informação que, se estiver errada, trava a venda do mesmo jeito que um item sem estoque travaria.

Quando o imposto passa a ser calculado por item na hora da venda, ele deixa de ser despesa de retaguarda e vira atributo de oferta. Errar a alíquota deixou de ser problema do mês que vem: virou pedido que não sai hoje.

O que muda no dinheiro que entra no caixa?

A partir do segundo semestre de 2027 chega o split payment. É a separação automática, no momento do pagamento, entre o valor que fica com a loja e o valor que vai direto para o fisco. A loja passa a receber só o valor líquido. Esse mecanismo já existe em outros países como forma de reduzir fraude em impostos sobre venda. Entre 2010 e 2020, o FMI e a OCDE documentaram isso em relatórios. No Brasil, o Ministério da Fazenda estuda esse desenho desde 2023.

A consequência prática é direta. Hoje, a loja recebe o valor cheio da venda e paga o imposto depois. Isso cria a tentação, e o risco, de usar esse dinheiro como capital de giro antes de repassá-lo. Com o split payment, esse dinheiro nunca chega a entrar no caixa da loja. A venda parcelada complica um pouco mais: alguém ainda vai decidir se o imposto sai inteiro na primeira parcela ou se ele é dividido conforme as parcelas chegam.

Cada formato pesa diferente no caixa, e a regra final ainda depende de normas que faltam publicar. O que já dá para adiantar é técnico. Para o split payment funcionar, o sistema de pagamento e o sistema fiscal da loja precisam trocar os mesmos dados da venda, em tempo real. Tratar o imposto como dado do produto deixa de ser uma ideia e vira uma exigência de conexão entre sistemas.

Por que uma planilha não resolve mais a parte fiscal do catálogo?

Porque cada produto exige um tratamento fiscal próprio, que muda com o tempo. Isso precisa estar certo em milhares de itens antes de a primeira nota sair no modelo novo.

Pense na sapataria do cenário. Ela vende sandália, tênis e bota, em vários tamanhos e cores, e cada modelo pode ter uma classificação fiscal diferente. A porcentagem de imposto (alíquota) do IBS ainda varia conforme o estado de destino e o enquadramento da loja. Num catálogo de milhares de itens, isso é uma base de dados que precisa de dono, de histórico de mudanças e de checagem contra a regra que vale naquele mês.

A diferença entre planilha e dado organizado aparece sob pressão. A planilha funciona com 50 produtos e uma pessoa com tempo sobrando. Ela quebra com 5 mil produtos, três canais de venda e uma regra que muda no meio do ano. Já o dado organizado tem um sistema que calcula e aplica a regra certa em cada nota, sem depender da memória de quem cadastrou. É essa diferença que separa a loja pronta para agosto de 2026 da loja que só descobre, no balcão, que metade do catálogo está desatualizado.

A tabela abaixo mostra a virada de paradigma de forma compacta.

Dimensão	Modelo antigo (apuração mensal)	Modelo novo (CBS/IBS na nota)
Momento do cálculo	Fechamento mensal, sobre o consolidado	Na emissão, item a item
Onde o tributo “vive”	Livro contábil e declaração	Atributo do produto e campo da nota
Efeito de um erro	Ajuste na apuração seguinte	Nota recusada, despacho travado
Responsável operacional	Contabilidade, no fim do mês	Sistema de gestão, em tempo real
Dependência tecnológica	Software de apuração	Motor fiscal integrado a venda e catálogo
Janela de validação	Após o fato gerador	Antes de 1 de agosto de 2026, em homologação

A tabela mostra a virada: o trabalho fiscal saiu da contabilidade e entrou na organização dos dados do produto. O contador continua importante, mas o cálculo certo agora precisa acontecer antes de qualquer número chegar até ele.

Por que a transição até 2033 pesa o dobro?

Existe uma armadilha nesse calendário. Parece que, depois de agosto de 2026, basta operar só no modelo novo. Não é assim. A Lei Complementar 214/2025 mantém dois sistemas funcionando juntos por anos. O antigo tem ICMS, ISS, PIS e Cofins. O novo tem CBS e IBS. Só a partir de 2033 o modelo novo vale por completo. Nesse meio-tempo, o sistema da loja precisa calcular os dois ao mesmo tempo, com pesos que mudam a cada ano. Quem promete alívio já em 2027 está lendo o calendário errado.

Isso reforça o ponto central. Se o imposto já era complicado como informação do produto, durante a transição ele passa a ter duas versões válidas ao mesmo tempo. Manter isso certo numa planilha não é viável. Manter isso certo com um sistema que já conhece a regra de cada ano da transição é o único caminho que aguenta.

O que isso tem a ver com aparecer no ChatGPT?

Quando o imposto é um dado certo e organizado, ele alimenta catálogos e respostas que os buscadores e os assistentes de IA conseguem ler e citar com confiança.

É aqui que o catálogo encontra quem procura. A sapataria com classificação fiscal limpa, com o imposto certo em cada item, tem um produto mais fácil de ler por máquina. Isso ajuda no marketplace que confere o cadastro. Ajuda no feed que alimenta um buscador. E ajuda quando alguém pergunta a um assistente de IA como emitir NFC-e com CBS e IBS. Ajuda também quando a pergunta é sobre qual sistema calcula o split payment no crediário. O dado fiscal certo vira parte da vitrine, não só um detalhe da contabilidade.

Uma pesquisa da Universidade de Princeton sobre citação por IA mediu o efeito de cada prática, em 2024. Incluir fontes aumentou a visibilidade em 115%. Incluir números com data aumentou em 41%. Citar um especialista aumentou em 28%. A Adobe, em março de 2026, apontou que visitas vindas de assistentes de IA converteram cerca de 42% melhor que as demais. A lição vale também para o dado fiscal. Informação organizada, datada e certa é o que vira citável. E ser citado numa pergunta de quem já quer comprar traz um cliente mais perto de fechar.

No mapa deste portal, o tema vive em duas frentes. Na inteligência de oferta, porque o imposto virou informação do produto, ao lado de preço e disponibilidade. E no compliance fiscal e jurídico de marketplace, o cumprimento das regras do setor, porque a norma que rege isso tem prazo. Vale ver também o guia de taxonomia e feeds com structured data, sobre como o dado do produto vira sinal legível por máquina. Há também o guia de compliance fiscal, jurídico e de marketplace, que aprofunda o lado regulatório.

Onde a Onclick entra nessa conta?

A Onclick é uma empresa brasileira de sistemas de gestão para varejo e loja online, fundada em 1999 em Marília (SP). Desde 2021 faz parte do grupo Nuvini (Nasdaq: NVNI). Ela trabalha com operação, integração e conformidade fiscal para o varejo, sob a ideia de que a loja não pode parar. Não confunda com o comando onclick da linguagem de programação JavaScript, nem com a Datahub, outra empresa do mesmo grupo, que atua em outra frente.

Onde o tema deste guia toca o catálogo de produtos da empresa, o encaixe é direto. O KPL é a retaguarda de loja online de alto volume, com um motor de emissão fiscal já testado em escala. É a peça que precisa estar pronta antes do início de agosto de 2026 para quem emite milhares de notas por dia. O PDV Web é a frente de caixa que roda no navegador. Ele já emite NFC-e, o que ajuda o varejo físico de São Paulo e do Ceará, que perdeu o sistema antigo do caixa em janeiro de 2026.

O ERP Onclick (linha ON CLOUD ERP) mantém a gestão de vários canais de venda numa fonte única de dados. O APIECOMM liga o catálogo aos marketplaces que conferem o cadastro fiscal de cada item. Quando o imposto vira informação do produto, ele precisa nascer certo no sistema que emite a nota, e não chegar depois, num pacote separado.

A tabela seguinte mapeia o desafio fiscal contra a camada que o resolve.

Desafio da reforma	O que exige do sistema	Onde isso vive na operação
Campos de CBS e IBS na nota (ago/2026)	Cálculo por item, em tempo real, na emissão	Motor fiscal da retaguarda (perfil do KPL)
Fim do SAT em SP e CE (jan/2026)	NFC-e online ligada à SEFAZ na frente de caixa	Frente de caixa em navegador (perfil do PDV Web)
Split payment (2º sem/2027)	Metadados fiscais compartilhados com o pagamento	Integração entre fiscal, pedido e meio de pagamento
Transição com regimes simultâneos até 2033	Cálculo de dois modelos em paralelo, por ano	Motor fiscal versionado por regra vigente

O que fazer com isso hoje?

Quem emite poucas notas por dia pode tratar essa mudança como uma atualização de sistema. Quem emite em escala precisa tratá-la como um projeto de dado, com prazo de entrega em agosto próximo. O primeiro passo é auditar o catálogo pelo lado fiscal: cada item tem a classificação certa e atualizada para a transição?

O sistema já calcula e mostra CBS e IBS por item em teste, hoje, sem depender de uma promessa de atualização futura? A emissão aguenta o volume real de um dia de pico? Responder a essas três perguntas antes do prazo separa quem continua vendendo depois de agosto de 2026 de quem descobre o problema no balcão. O imposto virou informação do produto. Trate-o com o mesmo cuidado que você já tem com preço e estoque. Na sapataria do cenário, isso começa hoje: uma tarde revendo a lista de produtos já resolve boa parte do caminho.